Prevzem, fizična hramba in spremljevalne storitve ter odbiranje, izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva

Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju

I.1 Ime in naslovi

Uradno ime AGENCIJA ZA KOMUNIKACIJSKA OMREŽJA IN STORITVE REPUBLIKE SLOVENIJE Poštni naslov: Stegne 7 Poštna številka: 1000 Šifra NUTS: SI Kraj Ljubljana Država Slovenija Kontaktna oseba Helena Mandelj E-pošta info.box@akos-rs.si Telefon +386 15836300 Telefaks +386 15111101

*Internetni naslovi* Glavni naslov (URL) : http://www.akos-rs.si Internetni naslov profila kupca (URL) :

I.2 Skupno javno naročanje

I.3 Sporočanje

Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne Dostop do razpisne dokumentacije je omejen. Nadaljnje informacije so na voljo na: URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/494093/RD.zip ESPD: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/494093/espd/espd.zip Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_jnc_podrobno.xhtml?zadevaId=30987 na zgoraj navedeni naslov.

I.4 Vrsta javnega naročnika

Oseba javnega prava

I.5 Glavna področja dejavnosti

Javna uprava

--------------------

Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila

II.1.1 Naslov

Prevzem, fizična hramba in spremljevalne storitve ter odbiranje, izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva Referenčna številka dokumenta: 430-46/2023

II.1.2 Glavna koda CPV

Glavni besednjak Dopolnilni besednjak 79995100

II.1.3 Vrsta naročila

Storitve

II.1.4 Kratek opis

Predmet javnega naročila je Prevzem, fizična hramba in spremljevalne storitve ter odbiranje, izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva.

II.1.6 Informacije o sklopih

Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne

II.2 Opis

II.2.1 Naslov

II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV

Glavni besednjak Dopolnilni besednjak 48329000 79995100 79996100

II.2.3 Kraj izvedbe

SI - Slovenija Glavna lokacija ali kraj izvedbe:

II.2.4 Opis javnega naročila

Predmet javnega naročila je Prevzem, fizična hramba in spremljevalne storitve ter odbiranje, izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva za obdobje 4 let.

Predmet naročila so: -prevzem in prevoz dokumentarnega gradiva, ki je v hrambi pri trenutnem zunanjem izvajalcu (na lastne stroške izbranega ponudnika) , -prevzem in prevoz dokumentarnega gradiva, ki je v hrambi pri naročniku, -fizična hramba dokumentarnega gradiva, -odbiranje arhivskega gradiva in priprava za predajo Arhivu RS vključno s pripravo popisa gradiva, -izločanje, uničenje in popis dokumentarnega gradiva ter posredovanje zapisnika o uničenju naročniku, -prevajanje posameznih postavk popisnih seznamov v slovenski jezik ter posredovanje seznama in vsebine prevodov naročniku, -poizvedbe, iskanje, skeniranje in e-dostava na e-naslov pooblaščeni osebi naročnika, -poizvedbe, iskanje in osebna dostava zadeve pooblaščeni osebi naročnika, -spremljevalne storitve.

Trenutno je pri zunanjem izvajalcu v hrambi 500 tekočih metrov (TM) dokumentarnega gradiva. Gradivo je izbrani ponudnik dolžan prevzeti (na lastne stroške) na naslovu Mikrografija, d.o.o., Foersterjeva 10, Novo mesto. Izbrani ponudnik mora imeti sklenjeno zavarovanje tovora in transporta.

Ob prevzemu dokumentarnega gradiva izbrani ponudnik podpiše pri trenutnem izvajalcu, kjer se nahaja dokumentarno gradivo primopredajni zapisnik, v katerem je navedeno:

-opredelitev količine dokumentarnega gradiva, ki je pri trenutnem izvajalcu -popisni seznam celotnega dokumentarnega gradiva oziroma prevzetih zadev, ki naj vsebuje: številko zadeve, signirni znak, subjekt, naslov zadeve, leto rešitve, rok hrambe

Enkrat letno oziroma glede na potrebe naročnika ponudnik po predhodnem naročilu naročnika prevzame v hrambo dodatno dokumentarno gradivo na naslovu naročnika (Stegne 7, 1000 Ljubljana) . Ocenjen letni prirast gradiva je do 35 TM. Ponudnik mora zagotoviti prevzem dokumentacije najkasneje trideseti (30) dan od naročnikovega naročila. Ob prevzemu ponudnik in naročnik pripravita in potrdita zapisniško evidenco o prevzetem gradivu. Zapisniška evidenca mora vsebovati naslednje podatke: številka, signirni znak, subjekt, naslov zadeve, leto rešitve, rok hrambe.

Ponudnik dokumentacijo varno prepelje na svojo lokacijo v Republiki Sloveniji in jo odloži v fizično hrambo v skladu z veljavno zakonodajo, ki ureja področje varstva, hrambe in upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) , Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva) .

Količina dokumentarnega gradiva, ki je trenutno v hrambi pri zunanjem izvajalcu (500 TM) bo v času izvajanja okvirnega sporazuma variirala (v predračunu se uporabi trenutno količino gradiva v hrambi tj. 500 TM) . Do spreminjanja količin gradiva v hrambi bo prihajalo zaradi odbiranja arhivskega gradiva, zaradi izločanja gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in tudi zaradi prevzemanja novega dokumentarnega gradiva v fizično hrambo.

Ponudnik mora razpolagati z ustreznimi prostori za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva na ozemlju Republike Slovenije v skladu z veljavno zakonodajo, ki ureja področje varstva, hrambe in upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) , Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva) . Sposoben mora biti urediti in hraniti vsaj 1.000 tekočih metrov dokumentarnega gradiva.

II.2.5 Merila za izbiro ponudbe

Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji

II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma

Trajanje v mesecih: 48 To naročilo je mogoče podaljšati: Ne

II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih

II.2.13 Informacije o sredstvih EU

Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne

--------------------

Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo

Glej točko 8 II. poglavja Navodil ponudnikom za izdelavo ponudbe, ki so del dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila.

--------------------

Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu

Obvestilo vključuje sklenitev okvirnega sporazuma. Okvirni sporazum z enim gospodarskim subjektom.

IV.1.5 Informacije o pogajanjih

V postopek so vključena pogajanja: Ne

IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi

IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje

17.10.2023

09:00

IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe

Trajanje v mesecih: 3 (od datuma za prejem ponudb)

IV.2.7 Način odpiranja ponudb

Datum in ura: 17.10.2023

10:10

--------------------

Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela

Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov. Uporabljeno bo elektronsko plačilo.

VI.3 Dodatne informacije

Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 09.10.2023

11:59

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila

29.09.2023

Dodatna pojasnila Objavljenih še ni nobenih dodatnih pojasnil. sprejem ponudnikovih vprašanj do *09.10.2023

11:59*

POGOSTA VPRAŠANJA