Softver za upravljanje i elektronsku arhivu podataka

Naziv: MONTEPUT DOO PODGORICA

PIB: 02462494

E-mail: monteput@t-com.me

Telefon: 020/224-493

Fax: 020/224-419

Internet adresa: monteput.me

Adresa: Avda Međedovića 130

Grad: Podgorica

Poštanski broj: 81000

-------------------------------------------------------------

OSNOVNI PODACI

Opis predmeta javne nabavke

Softver za upravljanje i elektronsku arhivu podataka

TEHNIČKA SPECIFIKACIJA PREDMETA NABAVKE

1. Softver za upravljanje i elektronsku arhivu podataka | Potrebno je kreirati DMS rješenje koje zadovoljava sve funkcionalnosti modernih DMS rješenja u četiri oblasti: elektronski obuhvat poslovne dokumentacije, distribucija, arhiviranje i sprovođenje određenih poslovnih procesa - radnih tokova predmeta i dokumenata.

Projektno rješenje treba da omogući evidentiranje podataka o dokumentu, elektronski obuhvat, čuvanje, održavanje, obradu, praćenje i distribuciju dokumentacije iz poslovnog sistema, upravljanje opštim radnim postupcima, kao i upravljanje nekim standardizovanim poslovnim postupcima sa određenim tipovima dokumenata.

Svaki pojedinačni dokument, koji se uključuje u dokumentacioni sistem, će se klasifikovati, označiti u skladu sa usvojenim sistemom označavanja, dodatno definisati, odrediti nivo sistema zaštite u smislu pristupa autorizovanih korisnika kao i mogućnosti izmjena i dopuna, brisanja i sl. Dokumenti se mogu povezivati u predmete ili međusobno (dokument sa dokumentom), mogu se jednostavno prebaciti u modul stalna arhiva ili uključivati u neki od uspostavljenih radnih tokova (workflow).

Potrebno je omogućiti uključivanje novih dokumenata u sistem preko ulazno-izlaznog modula uz mogućnost skeniranja dokumenata, prenosom dokumenta koji su pristigli elektronskom poštom i njihovo uključivanje u dokumentacioni sistem (e-mail prikupljač), ili putem importa fajlova nastalih u elektronskom obliku (za internu i izlaznu dokumentaciju) ili generisanjem novih dokumenata iz pripremljenih šablona od strane samog poslovnog procesa.

Potrebno je omogućiti praćenje i upravljanje kontrolisanim kopijama dokumenata koji nisu u elektronskoj formi (papirna podloga, mikrofilm i sl.), za podršku rada centralne arhive. U tom smislu je potrebno omogućiti evidentiranje centralne i područnih arhiva (to su sva mjesta gdje se može čuvati dokumentacija), evidentiranje i praćenje zaduženja određenom kopijom dokumenta, distribucija kopija dokumenata i sl. FUNKCIONALNA SPECIFIKACIJA Potrebno je da projektno rješenje omogući sledeće funkcionalnosti: • Intuitivan, višejezičan WEB korisnički interfejs. Pod ovim se podrazumijeva:

o Web interfejs aplikacije,

o Intuitivan personalizovani interfejs koji se dinamički prilagođava za svakog autorizovanog korisnika u skladu sa njegovim pravima za rad,

o Mogućnost dodavanja posebnih korisničkih pogleda koji će unaprijed pripremati dokumente i predmete i prikazivati ih korisnicima na način koji njima najviše odgovara,

o Višejezičanost, koja se ogleda u korišćenju različitih jezika za pristup eDMS sistemu od strane različitih korisnika. Broj jezika neće biti ograničen. • Evidentiranje, klasifikaciju, definisanje osnovnog registra dokumenata i predmeta. Pod ovim se podrazumjeva uspostavljanje aktivne baze dokumenata/predmeta. o U bazu će se unositi predmeti i dokumenti sa osnovnim skupom atributa koji ih karakterišu. Prilikom unosa osnovnih podataka o dokumentima, po definisanom automatizmu će svaki predmet i dokument dobiti identifikacionu oznaku, naziv, klasifikacionu oznaku, opis, stranku, datume (evidencije, rok završetaka) i sl. o Aktivna zbirka dokumenata će sadržati informacije o svim dokumentima koji se nalaze u sistemu. o Informacije o dokumentima će se čuvati do isteka određenog roka (koji se parametarski definiše za svaku klasifikacionu grupu predmeta), a potom će se prebacivati u Arhivsku zbirku u kojoj će se čuvati određeno vrijeme propisano za čuvanje date vrste dokumenata ili trajno. • Modul tekuća arhiva treba da omogući bezbjedno i pouzdano čuvanje predmeta u elektronskom obliku i efikasno pretraživanje i pristupanje istim. o Svi dokumenti će biti kategorizovani u skladu sa važećim propisima i pravilnicima,

o Papirni dokumenti će biti digitalizovani i uključeni u arhivu, i direktno povezani sa odgovarajućim dokumentom ili predmetom

o Svi dokumenti u arhivi će biti organizovani po tipovima dokumenata, organizacionim jedinicama, vrstama predmeta i datumima, o Dokumenti kao složene strukture mogu da se sastoje od većeg broja priloga u različitim formatima digitalnih zapisa. • Sistem za pretraživanje dokumenta. Postupak pretraživanja dokumenata potrebno je da se realizuje primjenom kompleksnog mehanizma za postavljanje upita i filtera, a na osnovu:

o Definisane autorizacije korisnika (na bazi signirnog plana, hijerarhijske organizacione strukture, korisničkih uloga (rola) i korisničkog profila). o Svaki autorizovani korisnik će moći da pristupi samo onim dokumentima i predmetima na koje ima eksplicitno pravo (kao čitalac ili autor). Jedno od prava je i davanje saglasnosti ili elektronska ovjera (potpisivanje) određenih tipova dokumenata. • Povezivanje dokumenata (u predmete, međusobne veze). Dokumenti će moći biti povezani u predmete ili međusobno, dokument na dokument. Pritom potrebno je omogućiti da se jedan dokument može povezati sa više dokumenata i biti povezan u više predmeta, ako je to potrebno. o Predmeti će se posebno definisati i za njih će se određivati određena poslovna pravila (sprovođenje upravnog postupka) koja se kasnije implementiraju na sve dokumente koji su u njih svrstani. o Poseban oblik povezivanja dokumenata je i odnos dokument – verzija i dokument ili verzija – kontrolisana kopija. o Predmeti (katalozi, dosijei) će imati mogućnost da se povežu sa objektima iz poslovnog sistema ili nekim događajem i to će moći da se planira u budućnosti (rok isteka, datum prijave, ročište na sudu i sl.). • Signiranje (dodjeljivanje) dokumenta na određene nosioce saglasno signirnom planu. Signirni plan je skup ovlašćenih internih subjekata (organizacione jedinice, pojedini korisnici, referenti, obrađivači, ovjerivači, potpisnici) koji su kompetentni i odgovorni za rad sa određenim predmetima/dokumentima ili donošenjem određenih odluka. Ukoliko je neki dokument signiran, postavljaće se određeni signirni znak i dokument će se nalaziti u zoni odgovornosti osoba odgovornih za dati signirni znak sve dok se ne kompletira određeni postupak ili predmet dodjeli nekom drugom nosiocu. Signirni plan sadrži sve potrebne elemente autorizacije jer dokumentu mogu pristupiti samo oni korisnici koji imaju autorizaciju na dati signirni znak. U osnovi će signiranje biti bazirano na hijerarhiji organizacione strukture. �

� Ulazna/Izlazna pošta. Ponuđeno rješenje će omogućiti vođenje knjiga ulazne i izlazne pošte, i uopšte, različitih ulazno/izlaznih protokola (djelovodnika ili knjiga). Preko ovih modula će se pored vođenja evidencija (zavođenja pošte) takođe vršiti i skeniranje (digitalizacija) papirne dokumentacije, signiranje i distribucija do primalaca i uključivanje pristiglih dokumenata u predmete. Zavođenje pošte će se vršiti na ličnost ili funkciju. Takođe će se voditi evidencija o primljenoj/poslatoj pošti. Putem modula Izlazne pošte biće moguće vršiti i uključivanje informacija o slanju u predmet (skeniranje odsječka o dostavi pošte iz PTT-a). • Pisarnica. Projektno rješenje će omogućiti kompletan rad pisarnice što uključuje:

o Vođenje evidencije predmeta po klasifikacionim oznakama sa automatskim dodjeljivanjem brojeva,

o Praćenje i ažuriranje kretanja predmeta,

o Signiranje (dodjeljivanje) predmeta,

o Mogućnost praćenja predmeta po fazama obrade, obrađivačima i statusima u obradi,

o Vođenje popisa akata i dosijea, o Izdavanje predmeta na revers i praćenje zaduženja,

o Periodično štampanje izvještaja, kao i ad hoc izvještavanje,

o Pristup predmetima u skladu sa definisanim sistemom autorizacije i privilegijama svih autorizovanih korisnika,

o Izrada dokumenata iz definisanih šablona, njihovo verzionisanje, kao i izrada elektronskih kopija dokumenata,

o Prihvat dokumenata u predmete putem email-a, web portala, faksa, skeniranjem, preko modula ulazno/izlazne pošte i njihovo evidentiranje i uključivanje u sistem,

o Pregled predmeta i akata po različitim kriterijumima (datumima, strankama, referentima, fazama obrade, statusima, klasifikaciji, organizacionoj strukturi organa, ključnim riječima, nazivima predmeta, vrstama upravnih postupaka, različitim tekstualnim napomenama i sl.), • Upravljanje radnim tokovima i životnim ciklusima dokumenata. Ova funkcionalnost će podrazumijevati:

o Implementaciju radnih tokova i postupaka (workflow, opšti postupci i procedure rada) – podrazumjeva definisanje novih radnih tokova i poslovnih pravila, izmjenu postojećih i sprovođenje upravljanja i nadzora nad realizacijom tih dokumentacionih tokova – radnih procedura. o Uspostavljanje radnih tokova na osnovu definisanih poslovnih pravila koji podrazumjevaju definisanje putanje, faza, statusa u kojima se može naći neki predmet/dokument, zatim definisanje kontrolnih tačaka (verifikacija – ko, šta, kojom akcijom, kada) od početka pa do kraja životnog ciklusa nekog radnog toka. o Nakon definisanja radnog toka, projektno rješenje će omogućiti kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika i nadzor nad uspostavljenim tokom. o Mogućnost praćenja (nadzora) vremenskih rokova za sprovođenje postupka, izradu određenih dokumenta, sa mogućnostima da se prate određeni KPI i da se lako pronađu slaba mjesta, da se vidi ko i koliko odstupa od zadatih vrijednosti i sl.

o Korisnici će moći bez ikakvih ograničenja u pogledu stepena složenosti i kvantiteta (broja) modifikovati postojeće poslovne postupke i dodavati nove. • Upravljanje radnim zadacima. Pod ovim se podrazumjeva definisanje, dodjeljivanje, praćenje i izvještavanje u vezi sa radnim zadacima. Radni zadaci će imati mogućnost povezivanja sa radnim tokovima i procedurama, sa dokumentima i predmetima sa organizacionom strukturom i predstavljaće standardne objekte DMS sistema. • Elektronska oglasna tabla. Pod ovim se podrazumijeva funkcionalnost obavještavanja svih zaposlenih ili određenih grupa korisnika, dostavljanje određene dokumentacije (uputstva, obavještenja, oglasi) preko mehanizma elektronske oglasne table koja će biti sastavni dio DMS rješenja. • Mogućnost obuhvata dokumenata iz više izvora (slanje i primanja dokumenata u DMS sistem). Potrebno je implementirati funkcionalnost koja omogućava da se izabrani dokument može uključiti u DMS sistem iz više izvora, dakle omogućiti import elektronskih priloga (svih formata) iz mreže, putem skeniranja papirne dokumentacije, putem automatskog generisanja iz šablona, putem prijema kompletnih dokumenata iz elektronske pošte (e-maila), odnosno da se dokument koji je stigao na bilo koji način može uključiti u dokumentacioni sistem (i elektronsku arhivu) u skladu sa poslovnim pravilima, autorizacijom i sistemom označavanja. Treba naglasiti da će se e-mailovi tretirati kao složeni dokumenti koji mogu imati jedan ili više različitih priloga u različitim formatima zapisa. Dakle, biće omogućen:

• direktan unos elektronskih dokumenata u DMS sistem i import priloga u raznim formatima,

• unos preuzimanjem kompletnih dokumenata iz sistema e-pošte ili drugog eksternog izvora,

• unos skeniranjem - konverzije u digitalni oblik putem alata unutar DMS sistema (prilikom skeniranja biće podržana mogućnost implementacije komponente za OCR (eng. Optical Character Recognition)),

• unos generisanjem novih dokumenata korišćenjem predefinisanih formi dokumenata (template), kreiranih u okviru DMS sistema • Mogućnost evidencije značajnih događaja koji su u vezi sa predmetom/dokumentom. Što podrazumijeva korišćenje radnih kalendara, povezivanje dokumenta sa nekim datumom i mogućnost da aplikacija podsjeti odgovornog korisnika kada treba da se dogodi naredna aktivnost u vezi sa nekim predmetom ili dokumentom. • Mogućnost automatskog generisanja i slanja upozorenja iz radnog toka. Obavještavanje odgovornog korisnika (ili grupe korisnika) kada se dogodi određena promjena u DMS sistemu ili kada se primiče određeni vremenski rok vezan za određen događaj. Ovim povodom sistem će kreirati e-mail sa adekvatnim sadržajem i slati ga u skladu sa listom slanja za dati događaj.

• Podrška u radu (centralne arhive) sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku – lokacije originalnih dokumenata. Potrebno je da se omogući da se dokumenti ili njihove kontrolisane kopije, mogu pratiti fizički prema lokaciji na kojima se nalaze ili zaduženjima. • Upotreba različitih šifarnika (države, poštanski brojevi, mjesta, ključne riječi, razni parcijalni šifarnici i sl.). Prilikom unosa osnovnih podataka o svakom pojedinačnom dokumentu, koristiće se opšti šifarnici država, poštanskih brojeva naseljenih mjesta, kao i ostali šifarnici tipova i vrste dokumenata, ključnih riječi i sl. • Praćenje i evidencija događaja koji su se obavljali nad dokumentima (eng. error, exception, event log, audit trail). U posebnoj bazi će se evidentirati svi događaji nad nekim dokumentom pri čemu će se upisivati korisnik, vrijeme i kratak opis akcije nad dokumentom. Pri tome će se registrovati i događaj kada korisnik samo čita neki dokument. Takođe će se u posebnoj bazi voditi zapis o greškama(eng. error log) u cilju što efikasnijeg utvrđivanja i otklanjanja neusaglašenosti u radu. DMS sistem treba da bude implementiran tako da ga je moguće proširivati, kako u smislu povećanja broja korisnika, ta¬ko i u smislu širenja skupa poslovnih procesa koji bi se sprovodili kroz DMS. Predmet ove nabavke jeste rje¬šenje za ukupno 100 korisnika i uključivaće sljedeće poslovne procese:

• Kadrovski dosije (radna knjižica, ljekarska uvjerenja, diplome o stečenom stepenu stručnog obrazovanja, ugovori o radu, rješenja o godišnjem odmoru i ostalo)

• Opšti predmet

• Knjiga računa (podrazumjeva proces prijema i zavođenja ulazne fakture, potvrđivanje troška, odobravanje.)

• Putni nalozi

• Javne nabavke (Poslovi javnih nabavki podrazumjevaju sve postupke javnih nabavki u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama Crne Gore i upravljanje dokumentacijom od zahtjeva za nabavku do okončanja postupka javne nabavke i potpisivanja ugovora)

• Upravljanje tehničkom dokumentacijom

• Upravni postupci (postupci koji se vode pred upravama za nekretnine radi izgradnje dalekovoda, trafostanica, uspostavljanja prava službenosti i slično. Pored toga ovi postupci se odnose i na izjavljivanje žalbe ili odgovora na žalbu vlasnika zemljišta, izjavljenog Ministrastvu finansija kao drugostepenom organu, a i pred Upravnim sudom nakon pokretanja upravnog spora.)

• Sudski postupci

• ENP (evidencija naplate putarine)

• QMS dokumentacija - Vođenje QMS dokumentacije podrazumjeva upravljanje svom dokumentacijom za implementaciju ISO standarda u preduzeću i to od odluke o uvođenju, preko procedura pripreme, implementacije, sertifikacije, resertifikacije i dr.) FUNKCIONALNOST DOKUMENTA - Potrebno je omogućiti različite vidove evidencija ulaznih, izlaznih i internih vrsta dokumenata, i to evidenciju dokumentacije u formi djelovodnika (evidencija određenih tipova dokumenata, sa je¬dinstvenom numeracijom i označavanjem, kao npr. Knjiga ulaznih faktura, Knjiga ulazne pošte, Knji¬ga izlazne pošte, Knjiga ugovora, Knjiga odluka, i sl.), kao i u formi predmeta (foldera/fascikle) pod čim se podrazumijeva evidencija različitih tipova dokumenata koji se odnose na jedan proces/postupak (predmet) i koji nastaju tokom obrade predmeta, odnosno tokom odvijanja konkretnog procesa (npr. Postupak nabavke, Qms dokumentacija).

- Ponuđeno rješenje mora da omogući korisničko definisanje tipova dokumenata, tipova djelovodnika i tipova predmeta, kroz odgovarajući korisnički interfejs, odnosno alat koji mora biti sastavni dio ponuđenog aplikativnog rješenja.

- Za svaki tip dokumenta potrebno je definisati najmanje:

o Naziv tipa dokumenta

o Moguća stanja obrade

o Akcije za prelazak iz jednog u drugo stanje, kao i eventualne uslove za ove akcije

o Atribute specifične za konkretni tip dokumenta

o Način numeracije i označavanja dokumenta za konkretni tip dokumenta

o Dodatne autorizacije za konkretni tip dokumenta

o Pravila odobravanja za konkretni tip dokumenta – koji korisnici, u kom redosledu učestvuju u procesu odobravanja dokumenta i trajanje samog procesa odobravanja

o Šabloni (obrasci/templejti) koji služe za automatsko generisanje dokumenta (fajlova) za konkretan tip dokumenta

- Za svaki tip predmeta potrebno je definisati najmanje:

o Naziv tipa predmeta

o Faze obrade za predmete tog tipa

o Tipovi dokumenata koji se mogu evidentirati u svakoj od faza obrade

o Akcije i pravila za promjenu faza radnog toka predmeta

o Atribute specifične za konkretni tip predmeta

o Način numeracije i označavanja predmeta za konkretni tip predmeta

o Dodatne autorizacije za konkretni tip predmeta (po fazi, akciji za promenu faze i sl.)

- Potrebno je omogućiti grupisanje predmeta i dokumenata po određenom ključu, u unaprijed de¬finisani nadtip, odnosno dosije (npr. Dosije projekta, Dosije zaposlenog, Dosije poslovnog pa¬rtne¬ra, itd.)

- Prilikom unosa i evidentiranja elektronskog dokumenta, potrebno je omogućiti unos svih re¬le¬va¬ntnih podataka, a najmanje Naziv dokumenta, Datum evidencije, Poslovni partner, zatim odgo¬varajući broj specifičnih atributa predefinisanih za konkretan tip dokumenta (npr. Iznos, Da¬tum valute, Mesto troška i sl. za tip dokumenta Faktura), i odgovarajući broj (0, 1 ili više) ele¬ktro¬nskih priloga (fajlova).

- Unos fajlova treba biti omogućen najmanje na sljedeća tri načina:

o Skeniranjem papirnog dokumenta

o Kreiranjem dokumenta iz predefinisanog šablona

o Importom sa file system-a

- Ponuđeno rješenje mora imati mogućnost predefinisanja skupa mogućih naziva (šifarnik) za ime¬no¬vanje fajlova nastalih skeniranjem.

- DMS mora da omogući da se za određene tipove dokumenata koji se često ponavljaju i imaju sta¬nda¬rdizovane forme (rješenje, odluke, ugovori,…) mogu definisanti standardni šabloni (te¬mple¬jti) koji bi se mogli koristiti prilikom kreiranja novih dokumenata. Šablon bi se pokrenuo na određenu akciju korsnika (kao npr. kreiraj dokument iz šablona) i uz pomoć indeksnih podataka sa dokumenta iz DMS inicijalno kreirao i omogućio autorizovanom korisnku da ga ažurira ko¬ri¬ste¬ći MS Office (Word, Excel,…). Je¬dan tip dokumenta može da sadrži više različitih šablona. Takođe, wizard za definisanje ša¬blo¬na mora da omogući autorizovanom korisniku koji nema programerska znanja mogućnost da ih sam definiše ili izmijeni.

- Ponuđeno rješenje mora imati mogućnost skladištenja podataka o poslovnim partnerima sa odgo¬varajućim setom podataka (Naziv, Matični i/ili drugi identifikacioni broj, Adrese, Kontakt oso¬be i sl.). - Potrebno je omogućiti da se za jedan predmet i/ili dokument, može unijeti više poslovnih pa¬rtne¬ra, koji mogu imati različite uloge na predmetu. U tu svrhu potrebno je omogućiti definisanje sku¬pa vrijednosti (šifarnik) uloga poslovnih partnera.

- Ponuđeno rješenje mora omogućiti dodjelu predmeta i/ili dokumenata u rad, signiranjem na odgo¬varajuću organizacionu jedinicu i/ili radno mesto u prethodno definisanoj šemi orga¬ni¬za¬ci¬o¬ne strukture. Dodjelom, odnosno signiranjem, se definiše osnovna autorizacija nad pre¬dme¬ti¬ma i/ili dokumentima.

- Sistem mora da omogući da se dokumenti zavedeni u neki od djelovodnika mogu prebaciti u neki po¬stojeći predmet, ili da se na bazi tog dokumenta može kreirati novi predmet.

- Djelovodnici sa dokumentima izlazne vrste, treba da imaju mogućnost evidencije ekspedicije do¬ku¬mentacije, kao i evidenciju povratnica, dostavnica i sl. Nalog za ekspediciju treba da se po¬kre¬ne aktiviranjem akcije na samom dokumentu.

- Digitalni arhiv treba da predstavlja jedinstveni repozitorijum za sve vrste sadrzaja (dokumenta, sli¬ke, video, e-mail, web, kolaborativni sadrzaji....). U tom smislu, ponuđeno rješenje mora da obe¬zbijedi i prihvat svih formata fajlova, kao što su: PDF, DOCX, MPEG, MP3, AVI, JPEG, TIFF, itd.

- DMS mora da obezbijedi podršku u radu sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku – evi¬denciju o fizičkim lokacijama originalnih dokumenata, i to u odgovarajućoj strukturi (zgrada-soba-ormar-polica itd.). Dakle, ponuđeno rješenje mora da omogući i evidenciju lokacija pre¬dme¬ta/dokumenata u fizičkoj arhivi. ZAJEDNIČKI RAD I SARADNJA KORISNIKA DMS će omogućiti funkcionalnosti saradanje (collaborative functions) koja uključuje: • Zajedničke radne kalendare

• Workflow-e bazirane na poslovnim pravilima i procedurama

• E-mail notifikacije

• E-mail korespodenciju

• Razmjenu poruka (javno i privatno) i obavještavanje putem elektronske oglasne table

• Zajednički rad na radnim zadacima - DMS treba da omogući kreiranje podsjetnika. Podsjetnici će moći da se kreiraju sa bilo koga do¬ku¬me¬nta ili predmeta u sistemu (uslov je da korisnik ima pravo pokretanja akcije za kreiranje po¬dsjetnika). Po kreiranju podsjetnika potrebno je unijeti određene podatke koji podsjetnik de¬fi¬n¬išu. Takođe, na objektu podsjetnika postoji opcija upisa podsjetnika u radni kalendar apli¬ka¬ci¬je.

- Radni kalendar predstavlja objekat koji je vidljiv svim korisnicima sistema u skladu sa njihovom auto¬rizacijom. Upis podataka u radni kalendar treba da se vrši preko kreiranja podsjetnika sa oda¬branom opcijom upisa u radni kalendar. Podaci upisani u radni kalendar takođe treba da po¬tpadaju pod osnovnu autorizaciju u DMS. Svaki od podataka vezan je za dokument ili predmet sa koga je podsjetnik kreiran, što znači da korisnik vidi podatak u radnom kalendaru samo ako ima prava da vidi izvorni predmet ili dokument.

- DMS treba da omogući funkcionalnost upravljanja radnim zadacima. Radni zadaci će pre-dsta¬vlja¬ti poseban objekat u dokumentacionom sistemu preko koga se autorizovanim korisnicima si¬ste¬ma zadavati da izvrše određene aktivnosti koje mogu biti direktno povezane sa do¬ku¬me¬nti¬ma i predmetima iz DMS-a.

- U DMS-u treba da bude omogućeno da se sa bilo koga dokumenta ili predmeta može kreirati i po¬sla¬ti radni zadatak (pod uslovom da korisnik ima pravo po autorizaciji da pokrene akciju za de¬fi¬nisanje novoga radnoga zadatka) odabranom korisniku ili grupi u sistemu. Takođe, u definiciji ra¬dnog toka ili tipa dokumenta treba omogućiti postavljanje uslova koji mogu biti povezani sa sta¬tu¬som zadataka.

- Slanje zadatka treba da bude povezano sa sistemom za obavještavanje i takođe integrisano sa ma¬il sistemom. Potrebno je omogućiti da jedan zadatak može biti dodijeljen većem broju ko¬ri¬sni¬ka.

- DMS treba da ima mogućnost podsjećanja svakog autorizovanog korisnika na njegove radne za¬da¬tke (vodeći računa o zadatim rokovima) prilikom njegovog prijavljivanja u DMS sistem.

- Ponuđeno rješenje treba da sadrži mogućnost definisanja zadataka za više korisnika, pri čemu je mo¬gu¬će podesiti - opredijeliti da će se aktivnosti korisnika na radnom zadatku izvoditi paralelno ili serijski (gdje treba voditi računa i o definiciji redosljeda izvođenja aktivnosti tj. redosljeda rada ko¬risnika na zadatku).

- Radni zadatak treba da sadrži informaciju sa koga dokumenta ili predmeta je poslat (i može se tra¬že¬ni dokument ili predmet vidjeti kroz radni zadatak). Na ovaj način će veliki broj korisnika DMS-a radne zadatke upotrebljavati za obavljanje svih svojih poslova i aktivnosti kroz do¬kumentacioni sistem. Radni zadaci treba da sadrže sljedeće atribute:

o Naziv radnog zadatka

o Opis radnog zadatka

o Naziv korisnika koji je radni zadatak kreirao

o Definiciju zadatka, pomoću ovoga atributa može se dinamički odrediti aktivnost koja se mo-ra preduzeti da bi se radni zadatak ispunio (npr. definiše da dokument sa koga je poslat ra-dni zadatak zahtijeva ovjeru u sistemu i ako on inicijalno to nije zahtijevao ili da se odre¬đe¬ni atribut na dokumentu mora definisati i ako to nije inicijalno bilo obavezno učiniti itd…).

o Datum kreiranja radnog zadatka

o Datum zatvaranja radnog zadatka

o Status radnog zadatka

- DMS sistem treba da omogući jasne i brze preglede zadataka po korisnicima, rokovima, sta-tu¬si¬ma, a u skladu sa autorizacijom rokovodilaca.

- Definisanje tipova i statusa zadataka u DMS rešenju treba da bude parametrizovano, tj. da se de¬finišu kroz odgovarajući korisnički interfejs.

- Osim što može biti vezan za određeni predmet/dokument, sistem mora da omogući i kreiranje, pra¬će¬nje i izvršavanje radnih zadatka bez obaveze da budu vezani za predmet/dokument.

- DMS treba da ima mogućnost kreiranja poruka koje korisnici sistema mogu međusobno ra-zmje¬nji¬vati kroz poseban modul DMS rješenja.

- Ponuđeno rješenje treba da omogući kreiranje i razmjenu dvije vrste poruka – javne i privatne. Po¬ru¬ke privatnog tipa su poruke koje vidi samo autor poruke i onaj kome je ta poruka poslata. Ja¬vne poruke se razmjenjuju po principu oglasne table – postavljaju se i definiše im se rok va¬žnosti, tj. rok u kojem su dostupne svim korisnicima sistema. AUTORIZACIJA I ZAŠTITA • DMS treba da obezbijedi i kompletno praćenje evidencija događaja i istorijata promjena (akcija) koji su se obavljali nad dokumentima (error, exception, event log, audit trail). Potrebno je da se evi¬dentiraju svi događaji nad predmetima i dokumentom pri čemu se upisuje korisnik, vrijeme i kra¬tak opis akcije. • Zaštitna šema DMS-a treba da omogući rad na sljedeći način:

o Svi zaposleni u organizacionoj jedinici mogu da vide sve predmete i dokumente koji su si¬gni¬rani na organizacionu jedinicu, ili samo one koje su signirane na konkretno radno mje¬sto (mogućnost podešavanja).

o Svi mogu da ažuriraju samo dokumente čiji su autori ili su dobili posebno ovlašćenje auto¬ra dokumenta.

o Pisarnica može da vidi sve ulazne i izlazne dokumente.

o Svaki zaposleni vidi samo svoje dokumente.

o Svaki zaposleni ažurira samo svoje dokumente.

o Nadređeni vidi svoje dokumente i dokumente svojih podređenih.

o Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente.

o Pored rukovodioca organizacione jedinice, sve dokumente podređenih mogu da vidi i ovla¬šćene osobe (koje nisu u signirnom planu – ali su dodatno ovlašćene).

o Nadređeni može da ažurira svoje dokumente i dokumente svojih podređenih. o Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente i može da ažurira sve dokumente.

o Pored rukovodioca organizacione jedinice, dokumente podređenih mogu da ažuriraju i ovla¬šće¬ne osobe.

o Bez obzira na implementaciju modela zaštite, dokument može da se ažurira samo u odre¬đe¬nim stanjima, koje zavisi pre svega od njegovog životnog ciklusa, odnosno poslovnih pra¬vila. o Pored toga, postoji i posebno ovlašćenje koje privilegovanim korisnicima omogućava pri¬stup svim dokumentima bez obzira na tip zaštite. Autor dokumenta može da, bez obzira na izabrani tip zaštite ili signirani plan, na određenom dokumentu dodijeli prava čitanja ili ažu¬riranja drugoj osobi - korisniku. Ukoliko to izvede na nivou predmeta, to važi za sve do¬kumente tog predmeta. Ako dodijeli prava samo na dokumentu, važi samo za taj do¬ku¬ment.

o U osnovi, uvijek moraju da važe prava određena signiranim planom. Ta prava se mogu ka¬snije proširiti sa pravima koja proizlaze iz određenog postupka ili faze. Pored toga, treba omo¬gućiti da se mogu, bez obzira na signirni plan, odrediti dodatni autori/čitaoci za po¬je¬dinačne faze postupka.

• DMS treba da omogući i ad-hoc dodjeljivanje prava pristupa određenim dokumentima i pre¬dme¬tima bez obzira na tip zaštite i organizacionu strukturu. Autor dokumenta ili odgovorna osoba za pre¬dmet treba da ima mogućnost da, za određeni dokument ili predmet dodijeli prava čitanja ili ažu¬riranja bilo kom autorizovanom korisniku (bez obzira na organizacionu strukturu).

U periodu održavanja Izvršilac će obezbijediti podršku kroz dole navedene modalitete :

1. Interventno održavanje Interventno i osnovno održavanje se odnosi na sve aktivnosti i usluge koje će Izvođač obezbijediti u nesmetanom radu i funkcionisanju navedenog produkcionog softverskog sistema. Interventno i osnovno održavanje uključuje: • HelpDesk koji će pružati podršku korisnicima putem telefona na broj 020 21 81 81, putem definisane email adrese za prijavljivanje problema isključivo za korisnike DMS sistema I to: implementacija@cikom.com. Podrška obuhvata savjetodavne usluge, podešavanje svih implementiranih parametara aplikacije u radno vrijeme Naručioca, od 08-16h od ponedeljka do petka i u tom terminu će se realizovati tzv. On-line podrška (podrška putem VPN-a, Remote Desktop, TeamViewer app, a u skladu sa tabelom 1. iz poglavlja Vrijeme odziva za interventno održavanje.

• Ukoliko na drugi način nije moguće efikasno riješiti problem, podrška će obuhvatati i intervenciju na lokaciji Naručioca, radnim danima od ponedeljka do petka., shodno dogovoru između Naručioca i izabranog Ponuđača. Svi problemi koji nastanu ili budu konstatovani od strane Naričioca van radnog vremena će biti primljeni u obradu od strane HelpDeska Ponuđača sledećeg radnog dana, u skladu sa prioritetima i klasifikacijom problema definisanim u tabeli 1 – Vrijeme odziva za interventno održavanje. • Ispravljanje svih softverskih grešaka - bugova koje softverski sistem generiše u toku rada i koje onemogućavaju ispravno funkcionisanje. 2. Preventivno održavanje • Podrazumijeva obavezu Izvođača da vrši analizu stanja rada Softverskog paketa i preduzimanje mjera za održavanje kvaliteta rada Softverskih modula. Ova vrsta intervencije će se izvršavati dva puta godišnje. • Podrazumijeva aktivnosti Izvođača u smislu unapređenja softverskog paketa (novim izdanjima) ukoliko nadogradanja postane dostupna. Vrijeme i način odziva, i vrijeme identifikacija problema u periodu održavanja Problem u radu podrazumjeva nefunkcionalnost sistema koja otežava ili potpuno onemogućava rad sa informacionim sistemom. Problem će se definisati kao prijava zahtjeva od strane naručioca. Vrijeme odziva na prijavu problema je ono vrijeme koje protekne od prijema zahtjeva korisnika za pomoć, do trenutka do kada se počne sa rješavanjem problema. Vrijeme odziva znači da će se započeti otklanjanje razloga koji su uzrokovali prijavljenu grešku. Načini prijave greške će biti omogućen preko HelpDeska: putem e-maila ili telefona. Svi prijаvljeni problemi će se rаngirаti po prioritetu u sklаdu sа uticаjem koji imаju nа klijentа nа skаli ozbiljnosti (prioriteta) od 10 do 40, pri čemu je 10 nаjvаžniji i nаjhitniji. Ozbiljnost dаtog incidentа može dа se mijenjа, bilo nаgore ili nаdolje, u zаvisnosti od dešаvаnjа tokom odvijаnjа sаmog pozivа. Problemi ce se rangirati po

prioritetima: Vrlo kritičan (Prioritet 10), Kritičan (Prioritet 20), Srednji (Pioritet 30) i Mali (Prioritet 40). Opis problema.

Vrlo kritičan (Prioritet 10): Ozbiljne greške (greške koje zаustаvljаju rаd) koje uzrokuju sistemske greške od kojih je nemoguće oporаviti se i koje je nemoguće zаobići. Аplikаcijа-sistem postаje u potpunosti nefunkcionаlnа. Klijent više nije u stаnju dа koristi sistem ili dа pokrene ključne dijelove sistemа. Kritičan (Prioritet 20): Funkcionаlne greške koje uzrokuju ozbiljne probleme sа sistemom kаo što su problemi sа performаnsаmа ili ogrаničenа upotrebljivost funkcionаlnosti. Sistem funkcioniše sаmo djelimično ili u ogrаničenoj mjeri. Srednji (Pioritet 30): Mаnje funkcionаlne greške koje ne uzrokuju ozbiljne probleme. Funkcionаlnost je upotrebljivа sа ogrаničenjimа kojа imаju mаnji uticаj nа rаd sistemа. Normаlаn rаd sistemа je moguć, uz nekoliko sitnijih ogrаničenjа. Problem je moguće zаobići. Mali (Prioritet 40): Nefunkcionаlne mаnje greške koje ne uzrokuju ozbiljne probleme, kаo što su problemi sа dokumentаcijom ili opštа pitаnjа. Iаko greškа bez uticаjа nа sistem postoji, sistem se može koristiti bez ogrаničenjа. Poslovnа i finаnsijskа izloženost

Vrlo kritičan (Prioritet 10): Vrlo kritičan Prioritet 10: Greškа uzrokuje ozbiljnu poslovnu i finаnsijsku izloženost. Kritičan (Prioritet 20): Greškа uzrokuje ozbiljnu poslovnu i finаnsijsku izloženost. Srednji (Pioritet 30): Greškа uzrokuje slаbiju poslovnu i finаnsijsku izloženost. Mali (Prioritet 40): Greškа uzrokuje minimаlnu poslovnu i finаnsijsku izloženost.

Prekid rаdа

Vrlo kritičan (Prioritet 10): Prekid uzrokuje nemogućnost klijentа dа rаdi ili obаvljа znаčаjniji dio svog poslа. Kritičan (Prioritet 20): Prekid uzrokuje nemogućnost klijentа dа rаdi ili obаvljа znаčаjniji dio svog poslа. Srednji (Pioritet 30): Prekid uzrokuje nemogućnost klijentа dа obаvljа mаnji dio svog poslа, аli još uvek je u stаnju dа obаvljа većinu drugih zаdаtаkа. Može dа uključuje i pitаnjа i zаhtjeve zа više informаcijа. Mali (Prioritet 40): Prekid uzrokuje nemogućnost klijentа dа obаvljа neki sitniji dio svog poslа, аli još uvijek je u stаnju dа obаvljа većinu drugih zаdаtаkа. Broj klijenаtа nа koje problem utiče

Vrlo kritičan (Prioritet 10): Problem utiče nа veliki broj klijenаtа. Kritičan (Prioritet 20): Problem utiče nа veliki broj klijenаtа. Srednji (Pioritet 30): Problem utiče nа mаnji broj klijenаtа. Mali (Prioritet 40):Problem utiče nа jednog ili dvа klijentа. Zаobilаženje problemа

Vrlo kritičan (Prioritet 10): Ne postoji prihvаtljiv nаčin dа se problem zаobiđe. Kritičan (Prioritet 20): Ne postoji prihvаtljiv nаčin dа se problem zаobiđe. Srednji (Pioritet 30): Vjerovаtno postoji prihvаtljiv nаčin dа se problem zаobiđe. Mali (Prioritet 40): Postoji prihvаtljiv i implementirаn nаčin dа se problem zаobiđe. Tabela ozbiljnost problema i vrijeme odziva

Ozbiljnost problema

Vrlo kritičan (Prioritet 10), Kritičan (Prioritet 20), Srednji (Pioritet 30) i Manja (Prioritet 40). Opis problema

Kritičan (Prioritet 20): poslovni proces korisnika je u znatnoj mjeri onemogućen, neke bitne poslovne funkcije ne funkcionišu, vrijeme odziva 3 sata,

Srednja (Prioritet 30): poslovni proces korisnika je djelimično onemogućen, neke poslovne funkcije ne funkcionišu

smanjena produktivnost korisnika, vrijeme odziva 4 sata,

Manja (Prioritet 40): smanjena produktivnost korisnika, vrijeme odziva 6 sati. | 1 kom

Vrsta predmeta: Usluge

Vrsta postupka: Jednostavna nabavka

Službenik za javne nabavke: Dijana Milačić

Kontakt: 020/224-493

Datum objave: 2023-03-29 15:00:00

Napomena

-------------------------------------------------------------

Procijenjena vrijednost nabavke: 20000 EUR

-------------------------------------------------------------

ROKOVI

Početak podnošenja: 31.03.2023 12:30

Kraj podnošenja: 07.04.2023 10:00

Datum otvaranja: 07.04.2023 10:00

Rok za donošenje odluke: 08.05.2023 15:30